ایمیل سازمانی

نرم افزارهای سازمانی

 

ایمیل سازمانی یا تجاری مناسب تمام کسب و کارهای امروزی است که یکی از راههای ارتباطی آنها ایمیل است. این دسته از ایمیل ها از نام دامنه شرکت شما (yourbusiness.com)  در مقابل آدرسی مانند name@gmail.com استفاده می‌کند.

ایمیل تجاری (سازمانی) را می توان یکی از مهم‌ترین روش های برقراری ارتباط در سازمان ها و شرکت ها دانست که نقش بسزایی در تعامل بین اعضای سازمان، مدیران ارشد، مشتریان و سایر افراد دارد.

در واقع ایمیل سازمانی ایمیلی است که برای شرکت یا سازمان شما ساخته می‌شود که از نام دامنه و برند تجاری شما در ساخت آن استفاده می گردد.

به عنوان مثال، myname@mybusiness.com  نمونه یک ایمیل سازمانی است.

 

تفاوت ایمیل شخصی و سازمانی چیست؟

 

ممکن است برای بسیاری از افراد سوال باشد که بین ایمیل سازمانی و شخصی چه تفاوتی وجود دارد؟ پاسخ این است که در آدرس ایمیل‌های شخصی، نام دامنه‌هایی مانند @gmail، @yahoo، @hotmail و… وجود دارند اما در نشانی ایمیل‌های سازمانی، نام سازمان یا برند ثبت می شود. آدرس ایمیلی که به نام شرکت یا سازمان شما باشد، به شناخته شدن و معرفی کسب و کارتان کمک می کند و در جلب اعتماد مشتریان موفق تر است. شما می توانید به راحتی ایمیل سازمانی خود را توسط تیم حرفه ای آسام دیتا بسازید و از مزایای آن شگفت زده شوید!

 

مزایا و معایب استفاده از ایمیل سازمانی

 

امروزه سازمان ها و شرکت های متعددی مشغول به کارهستند که در دنیای پررقابت تلاش می کنند تا با مشتتریان بیشتری در تعامل باشند و ارتباط بگیرند. بر همین اساس از روش های نوین برای دیده شدن در بین رقبای خود استفاده می کنند. داشتن ایمیل سازمانی یکی از راهها یمناسب برای معرفی به دنیای کسب و کار امروزی است. اما آیا برای هر شرکتی داشتن ایمیل سازمانی واجب و ضروری است؟

با ساخت یک ایمیل تجاری می توانید با مشتریان خود ارتباط بگیرید و  حجم بسیاری از پیام های دریافتی را کنترل کنید. اما ممکن است استفاده از ایمیل سازمانی دارای معایبی نیز باشد. از همین رو در ادامه با برخی از مزایا و معایب استفاده از ایمیل سازمانی می پردازیم:

مزایای دارا بودن ایمیل تجاری

وفاداری مشتریان: با دارا بو.دن ایمیل سازمانی مشتریان به راحتی با شما ارتباط برقرار  کرده و درخواست های خود را ارسال می کنند.. هر چه ایمیل شرکت تان قابل اطمینان‌تر باشد، وفاداری مشتریان نسبت به شرکت شما افزایش پیدا می کند.

کمک به برند سازی:  یکی از اولین مراحل برندسازی، داشتن ایمیل سازمانی است.

تبلیغات برند: در ساخت ایمیل شرکتی از نام برند یا شرکت شما استفاده می شود که این خود نوعی تبلیغات محسوب می شود و آگاهی نسبت به برند شما را افزایش می دهد.

در دسترس بودن: به پیام‌های ایمیل می‌توان به‌راحتی در هر مکان و زمانی دسترسی داشت. این امر به‌ویژه برای افراد دورکار بسیار اهمیت پیدا می‌کند؛ زیرا به سازمان‌ها و شرکت‌ها اجازه می‌دهد حتی زمانی که افراد در خانه کار می‌کنند، درارتباط و تحت‌کنترل باقی بمانند.

معایب استفاده از ایمیل تجاری

محدودیت تعامل با مشتریان: به طور کلی در ارسال پیام با ایمیل‌ نمی‌توان از لحن، زبان بدن و یا سایر نشانه‌ها استفاده کرد. بنابراین ممکن است درک درستی از پیام مشتری نداشته باشیم و موجب  سوء تفاهم شود.

مشکلات امنیتی: چنانچه از سیستم های امنیتی کارآمد برای سازمان خود استفاده نکنید، ممکن است مهاجمان به اطلاعات محرمانه موجود در ایمیل سازمانی دست پیدا کنند.

 

نحوه ساخت ایمیل سازمانی

 

امروزه شرکت ها ناگزیرند با همه مزایا و معایبی که داشتن ایمیل سازمانی دارد، حتما آن را برای تعامل بیشتر با مشتریان خود داشته باشند. اما چگونه می توان یک ایمیل سازمانی مناسب با کسب و کارمان بسازیم؟ در ادامه روش ساخت ایمیل سازمانی را بیان می کنیم:

انتخاب نام دامنه

مهمترین بخش یک ایمیل تجاری نام دامنه می باشد. ایمیل‌های تجاری برای کار کردن نیاز به نام دامنه دارند. این نام همان عبارتی است که بعد از علامت @ نوشته می‌شود. معمولا سازمانها و شرکت ها نام برند خود را بر روی دامنه می گذارند. اما گاهی نیز می توانید از عناوینی استفاده کنی که خصوصیات برند شما را بیان می کند.

چنانچه از نرم افزار‌های گوگل (مثلا Docs، Sheets، Gmail و غیره) استفاده می کنید، می‌توانید همزمان با ساخت حساب  Google Workspace، یک دامنه نیز مناسب با کسب و کارتان خریداری کنید. آسان دیتا به شما مک می کند تا بهترین دامنه را با مناسب ترین قیمت در کوتاهترین زمان خریداری کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید با کارشناسان آسام دیتا تماس بگیرید.

خرید هاست ایمیل

مرحله بعد، تهیه هاست ایمیل است. سپس با خرید سرویس مناسب، می‎توانید حساب ایمیل خود را مدیریت کنید.

اضافه کردن نام کاربری برای تکمیل آدرس ایمیل سازمانی

آخرین مرحله ساخت ایمیل سازمانی، پس از انتخاب دامنه تجاری و ایجاد یک حساب کاربری، اضافه کردن نام کاربری است. پس از ساخت ایمیل می‌توانید با استفاده از ایمیل سرور مناسب تمامی پیام‌های خود را کنترل کنید.

 

نکاتی درباره ساخت ایمیل سازمانی

 

برای انتخاب دامنه‌ای از اسامی ساده و قابل تشخیص استفاده کنید که معرف کسب‌و‌کار شما باشد. توصیه می شودکه برای کسب و کارتان حتما یک وب سایت داشته باشید و مناسب با نام وب سایت، نام دامنه ایمیل خود را انتخاب کنید.

توصیه می شود هنگام ساخت حساب‌های ایمیل تجاری، فقط از حروف استفاده کنید و اعداد (123) یا کاراکتر‌های خاص (مانند !@#) را به کار نبرید.

همچنین برای ایمیل‌های درون سازمانی از فرمت ثابت استفاده کنید. چنانچه کارمندان‌ بخش‎های مختلف، ایمیل‌های سازمانی مختص به خود را دارند، باید از یک فرمت کلی برای ساخت همه آن‌ها استفاده شود.

از قالب‌های ایمیل استفاده کنید

جهت جذابیت بیشتر ایمیل‌های سازمانی می توانید از قالب های ایمیل استفاده کنید. استفاده از المان‌های بصری جذاب می تواند مخاطب را تشویق به تعامل بیشتر با سازمان شما کند. به طوری که با طراحی قالب ایمیل تجاری در ذهن مخاطب خود ماندگار می شوید!

موارد رایج استفاده از قالب‌های ایمیل سازمانی عبارتند از:

ایمیل‌های معرفی به مشتریان

ایمیل‌های خوشامدگویی به کارمندان جدید

خبرنامه‌های شرکت/سازمان

ایمیل‌های کمپین بازاریابی

سفارش‌های خرید و کار

 

فرمت‌های رایج ایمیل سازمانی

 

در حال حاضر برای ایمیل‌ سازمانی فرمت های مختلفی وجود دارد که بیشتر شرکت‌ها، از آن‌ استفاده می‌کنند. این فرمت‌ها عبارتند از: نام های عمومی، نام سازمانی،  نام، فقط نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی، نام و حرف اول نام خانوادگی، حرف اول نام و نام خانوادگی. بنابراین فرمتی را انتخاب کنید که در سطح جهانی بتواند معرف کسب و کار شما باشد.  در ادامه برخی از فرمت‌های رایج ایمیل سازمانی را مشاهده می کنید:

فقط نام   nastaran@business.com

فقط نام خانوادگی   malekpour@business.com

نام و نام خانوادگی nastaranmalekpour@business.com

ترکیب نام و حرف اول نام خانوادگی  nastaranm@business.com

ترکیب حرف اول نام و نام خانوادگی  n.ahmadi@business.com

نام عمومی/دپارتمان           contact@business.com

اگر قرار است از نام و نام خانوادگی برای ایمیل خود استفاده کنید، بهتر است که آنها را با یک نقطه از هم جدا کنید. سعی کنید از نام های ساده اما رسمی برای ساخت ایمیل سازمانی ود استفاده کنید تا از رسمیت و اعتبار بیشتری برخوردار باشد.

 

ساخت ایمیل سازمانی

 

مراحل ساخت ایمیل‌های سازمانی با استفاده از Google Workspace :

به آدرس “workspace.google.com” بروید و بر روی گزینه “Get started” کلیک کنید.

در فرم نمایش داده شده، اطلاعات تماس خود (مانند نام تجاری، نام کارمندان، کشور و غیره) را وارد کنید.

در این مرحله سوال می‌شود که آیا در حال حاضر نام دامنه دارید یا خیر؟

اگر دامنه دارید، بر روی دکمه “Yes, I have one I can use” کلیک کنید سپس در صفحه جدید آن را متصل کنید. در صورتی که دامنه ندارید دکمه “No, I need one” را کلیک کرده و مراحل خرید آن را کامل کنید. همچنین از طریق سایت آسام دیتا می توانید نسبت به خرید دامنه خود اقدام کنید.

اطلاعات کسب‌‎و‎کارتان (به عنوان مثال آدرس و غیره) را وارد کنید.

یک نام کاربری و رمز عبور مناسب انتخاب نمایید.

یکی از روش‌های موجود را انتخاب کرده و فرآیند پرداخت را کامل کنید.

پس از اینکه پرداخت را انجام دادید، می‌توانید امضای ایمیل سفارشی و قابلیت‌های دیگر مانند Calendly یا DocuSign را اضافه کنید.

توجه داشته باشید که دوره رایگان حساب Google Workspace  14 روزه است که در این مدت می توانید Google Workspace را بسنجید که آیا خدمات ایمیل سازمانی آن مناسب است یا خیر؟

اگر این خدمات برایتان مناسب نبود، می‌توانید خدمات ایمیل که با هاست ارائه می‌شود را امتحان کنید.

 

ساخت ایمیل در سی پنل

 

برای ساخت ایمیل‌های سازمانی در کنترل پنل Cpanel هاست خود مراحل زیر را انجام دهید:

وارد حساب کاربری خود در Cpanel شوید.

در قسمت “Email” بر روی گزینه “Email Accounts” کلیک کنید.

گزینه “+Create” که در سمت راست قرار دارد کلیک کنید.

در کادر متنی خالی، جزئیات خواسته شده را وارد کنید. این جزئیات عبارتند از نام دامنه، نام کاربری و کلمه عبور.

در قسمت اختیاری، گزینه  “storage space” وجود دارد که با انتخاب و ویرایش آن، می‌توانید فضای ذخیره‌سازی ایمیل را تغییر دهید.

در انتها، گزینه “+Create” را کلیک کنید.

 

کاربرد ایمیل سازمانی

 

ایمیل سازمانی می‌تواند برایرسیدن به اهداف متعددی به کار رود. از جمله مهمترین کاربردهای ایمیل سازمانی عبارتند از:

۱. بازاریابی

۲. پشتیبانی مشتری

۳.  معرفی و تبلیغات محصول

۴. ارتباطات کارکنان

 

بهترین شرکت‌های ارائه‌دهنده ایمیل سازمانی

 

اگر صاحب کسب‌وکار کوچکی هستید، بهترین گزینه Google Workspace است. این برنامه از امنیت بالایی برخوردار است و حساب کاربری و ایمیل شما را از هجوم هکرها و حملات مخرب امنیتی محافظت می‌کند. امما چنانچه صاحب مشاغل با سرمایه های اندک هستید می توانید از برنامه Zoho  استفاده کنید که گزینه جذابی حتی برای ایمیل های انفرادی است.

Google Workspace  برای کسب‌و‌کارهای نوپا و Microsoft 365 برای سازمان های بزرگ و Zoho Workplace  برای کسب‌و‌کارهایی با رشد بلند‌مدت بهترین گزینه ها هستند.

علاوه بر این برای ساخت ایمیل سازمانی حرفه ای و رسمی می توانید با آسام دیتا تماس بگیرید و از دهها خدمات دیگر ما برای توسعه کسب و کارتان استفاده کنید. با آسام دیتا تکنولوژی فردا در دستان شماست.